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COMMENT BIEN PRÉPARER UNE VISIOCONFÉRENCE ?

Découvrez les étapes pour vous aider à participer à une visioconférence.

ÉTAPE 1

Préparez-la comme une réunion physique

Notez la réunion dans votre agenda

Si elle n’est pas déjà enregistrée automatiquement lors de l’envoi par l’organisateur. Si vous avez été invité par Teams, collez le lien fourni en bas d’invitation dans votre détail de réunion pour ne pas le rechercher plus tard.

Prévoyez la salle pour la visioconférence

Une salle non bruyante, sans personne d’autre susceptible de parler ou de faire du bruit. Fermez la porte.

Option 1 : Vous disposez d’une salle équipée pour la visio.

  •  Assurez-vous de la présence d’un technicien, ou au moins de quelqu’un sachant le faire fonctionner, qui s’occupera de la mise en route et qui vous donnera les explications pour le pilotage depuis la tablette de commande.
  • Si la visioconférence est gérée par un organisateur externe, prévoyez un PC avec l’invitation et ses informations de connexion.

Option 2 : Vous êtes seul dans une salle non équipée.

Vous avez besoin de réunir 3 éléments : prévoyez alors de réserver une salle non bruyante, sans personne d’autre susceptible de parler ou de faire du bruit. Fermez la porte.

1/ Votre PC connecté à internet, et branché sur le secteur pour éviter toute interruption.

2/ Un Micro-casque ou écouteurs-micro à 7 € environ. Préférable, ET MÊME INDISPENSABLE si vous êtes dans un environnement bruyant. Sinon vous risquez de ruiner la visioconférence pour les autres participants qui subiront votre environnement sonore.

Option 3 : Vous êtes plusieurs dans une salle non équipée.

Vous avez besoin de réunir 4 éléments

1/ Vous devez disposer d’un vidéoprojecteur et d’un écran toile ou d’un mur lisse blanc, ou bien d’un écran LCD de grande taille

2/ Vous devez équiper le PC de haut-parleurs et d’un micro omnidirectionnel. Un dispositif combiné type Jabra ou Logitech à moins de 100 € convient parfaitement pour 4 personnes, jusqu’à 6 en se tenant proches du combiné.

La disposition de la salle variera selon le nombre de personnes présentes à la visioconférence dans la même salle : 

Jusqu’à 2 ou 3 personnes, un écran LCD sera suffisant. À partir de 4 personnes, privilégiez ce type de disposition avec écran LCD ou avec vidéoprojecteur & écran toile ou mur lisse blanc.

Préparez le matériel nécessaire

Une bonne préparation à une visioconférence requiert de faire 4 tâches :
1. Optimisez votre connexion internet
2. Connectez-vous
3. Installez l’application si ce n’est fait (Teams pour l’exemple ici)
4. Résolvez les éventuels problèmes de son et de webcam.

  • Le temps pour réaliser ces 4 tâches dépend de vous :
     5 minutes si vous êtes rodés,
  • 10 à 15 minutes si vous n’avez jamais utilisé cet outil,
  • 30 minutes si vous n’avez jamais utilisé cet outil, et que vous n’êtes pas confort avec l’informatique,

Prévoyez donc d’arriver donc 5 min, 15 min, ou 30 min avant le démarrage devant votre PC.

1/ Optimisez votre connexion internet.

  • Redémarrez votre box
  • Connectez-vous par câble RJ45 si possible, si vous utilisez une connexion wifi
  • Éteignez tous les autres appareils connectés au wifi (autres ordinateurs, smartphones, etc.), pour ne laisser que l’ordinateur de la visioconférence allumé.
  • Fermez toutes vos applications ouvertes consommatrices de bande passante : Outlook et autres messageries, navigateur internet, téléchargements en cours, etc.
  • Vous désactiverez la caméra en arrivant sur l’écran de visioconférence si les mesures précédentes ne suffisaient pas.

2/ Connectez-vous à la visioconférence.

  • Cliquez sur le lien « Join Microsoft Teams Meeting » (dans le mail d’invitation ou dans votre agenda)

Si le logiciel utilisé est déjà installé, votre navigateur proposera d’ouvrir directement la visioconférence. Ce sera beaucoup plus rapide. Pour Teams voici la fenêtre qui s’affichera dans votre navigateur.

  • Choisissez l'option « ouvrir Microsoft Teams », le son et l’image seront nettement mieux que dans votre navigateur.

Vous serez directement basculés sur la fenêtre « réunion | Microsoft Teams » qui vient de s’ouvrir, et il ne reste qu’à cliquer sur "Rejoindre maintenant".

3/ Installez l'application.

Pour l'exemple de Microsoft Teams, vous êtes dans ce cas basculés sur cette fenêtre d'accueil :

  • Cliquez sur le bouton " Télécharger l'appplication Window" (ou "télécharger l'application Mac" si vous êtes sur Apple) qui apparaît en bas de la fenêtre qui se sera ouverte dans votre navigateur. L'application se téléchargera : vous verrez en bas de votre navigateur.
  • Teams se télécharge en moins d'une minute.
  • Une fois le téléchargement terminé, il suffit alors de cliquer le fichier en bas de la fenêtre afin de pouvoir "l'ouvrir".
  • La fenêtre d'installation s'affiche. Il vous reste à cliquer sur le bouton "Rejoindre maitenant" de la fenêtre "réunion | Microsoft Teams qui vient de s'ouvrir"
  • Vous y êtes, la barre de menu s'affiche.
  • C’est maintenant qu’il faut verifier que son et webcam fonctionnent.
    Vous devez brancher votre casque et vos écouteurs, réaliser les controles de l’étape 4 ci-dessous maintenant.
    N’attendez pas le démarrage de la visioconférence.

4/ Vérifier que le son et la webcam fonctionnent.

Vérifiez le son et webcam au moins 30 minutes avant le démarrage.

Pourquoi ? Si vous avez un problème lorsque la visioconférence sera commencée, ce sera trop tard ! Un mauvais son va impacter votre confort, mais aussi celui de tous les participants pendant toute la webconférence, et chaque minute que l’animateur passera à essayer de vous aider, sera perdue et ennuyeuse pour tous les autres. Et selon le problème de votre PC, sa résolution peut vous prendre jusqu’à 30 minutes si vous n’êtes pas confort avec la gestion de vos périphériques.

  • Branchez votre micro-casque, ou vos écouteurs-micro. Leur usage est indispensable pour une visioconférence agréable pour vous et les autres.
  • Si vous venez d’installer Teams, vous êtes sur la fenêtre de connexion à votre visioconférence. Sinon, cliquez sur le lien de l’invitation pour la rouvrir. Activez caméra et son en cliquant sur les icônes correspondants.

  • Si la webcam fonctionne, vous vous voyez. Sinon, consultez la rubrique « 7. Résoudre un problème de webcam »
  • Cliquez maintenant sur votre périphérique audio qui apparait en bas à droite.
  • Après vous être assurés que vos périphériques sont bien sélectionnés dans les listes déroulantes des "paramètres des périphériques", cliquez sur le bouton « passer un appel test ». Vous pourrez enregistrer un court message et écouter le rendu.
  • Si tout est OK, vous êtes prêt !
  • Si vous avez un problème de son ou de webcam, consultez la rubrique correspondante ci-dessous.

5/ Résoudre un problème de micro qui n'enregistre pas votre voix.

1. Activez le micro dans l’interface de visioconférence.
Vérifiez que vous avez bien active le micro dans l’interface de la visioconférence.

2. Vérifiez les branchements du micro.

  • Un microphone se branche sur la prise jack rose de votre carte son. Sur les PC portables, il n’y a souvent pas de couleur distinctive, seul le logo « micro » Teams meeting apparait.
  • Attention à ne pas brancher des écouteurs-micro, ou un micro-casque sur cette prise : Au pire vous n’aurez que le micro, au mieux vous n’aurez que le casque si le pilote audio vous propose le choix mais vous n'aurez jamais les deux !
  • Assurer-vous que votre casque ou écouteurs-micro sont bien branches sur la prise casque Teams meeting .
  • Le pilote vous proposera au branchement l’option Casque, ou « casque avec micro ». Vous choisirez bien l'option "casque avec micro".

Ça a l’air absurde, mais on voit parfois même des pros des visioconférences se faire piéger : si le micro-casque est branché « casque seul », ils ont bien le son dans les haut-parleurs, mais c’est le micro du PC qui enregistre les sons, et on entend leurs frappes sur le clavier, les bruits environnants, etc.

3. Vérifiez le bouton Mute :

  • Cherchez-le sur votre micro ou micro-casque.
  • Si votre micro n’ait pas un bouton « mute », assurez-vous qu’il n’ait pas été activé.

4. Vérifiez le bouton Marche/arrêt.

  • Si votre microphone possède un bouton Marche/Arrêt [On/Off], vérifiez qu’il n’est pas sur Arrêt [Off].

5. Vérifiez le volume d’enregistrement.

  • Assurez-vous que le volume du micro soit activé dans votre OS. Par exemple sous Windows,
  • Cliquez sur la touche Teams meeting et tapez « son » :
  • Sélectionnez l’option « modifier les sons du système.
  • Sélectionnez votre périphérique dans la fenêtre suivante :
  • Cliquez sur le bouton propriétés en bas à droite
  • Réglez le volume dans "Niveaux" en glissant le curseur vers la droite et validez en cliquant sur OK.

6. Assurez-vous que l’interface de la visioconférence est bien réglée sur votre micro.

  • Cliquez sur le menu “autres actions” Teams meeting au centre de la base de menu. Cliquez sur la première option “Affichez les paramètres des périphériques”. Un volet s’ouvre alors avec la possibilité de :
  • Choisir les bons micros et haut-parleurs dans les trois listes déroulantes.
  • Vérifier que le micro fonctionne : quand vous parlez, la bande-son circule horizontalement.

7. Vérifiez les pilotes de la carte son et de votre micro.

Si rien de ce qui précède ne fonctionne, vous pourriez avoir un problème de pilote de votre carte son, ou de votre périphérique. Vérifiez les deux.

  • Allez dans le gestionnaire des périphériques et vérifiez que votre carte son et le micro sont correctement reconnus et bien installés.
  • La carte son et le micro apparaissent dans l’onglet “Contrôleurs audio, vidéo et jeu”. S’il y a un point d’interrogation/d’exclamation jaune ou un triangle jaune devant, c’est qu’il y a un problème de pilote. Il vous faut trouver le bon pilote, et le mettre à jour.
  • Double-cliquez sur le périphérique pour ouvrir ses propriétés, et allez dans l’onglet “pilote” de la fenêtre
  • Cliquer sur le bouton “mettre à jour le pilote”.
  • Si Windows ne parvient à identifier le pilote, il reste 3 pistes à explorer :

1/ Le site du constructeur du périphérique en question : la plupart ont une rubrique de téléchargement dédiée aux drivers. Ceux-ci sont sûrs et testés : Coordonnées de constructeurs et éditeurs.

2/ Le site TousLesDrivers qui recense énormément de drivers. Ce site a également mis en place un outil de recherche des drivers matériels [venant du site Ma-Config] qui fonctionne sous Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera et Safari :

  • Détectez votre matériel sur TousLesDrivers.com.
  • Cliquez sur “Lancer la détection” et acceptez l’installation du plug-in Ma-Config.

3/ Le moteur de recherche Google. Une requête efficace peut suffire : driver ‘Référence matériel’ ‘constructeur’ ‘Système d’exploitation’

Il est aisé de comprendre que dans l’hypothèse où vous rencontriez ces problèmes sur votre PC, vous n’avez aucune chance de les résoudre si vous ne vous y êtes pas pris bien avant le début de la visioconférence.

6/ Résoudre un problème de son inaudible.

Voici 5 contrôles à faire, vérifiez après chacun que le problème n’ait pas été résolu. Plus le problème est tôt dans la liste, plus la résolution sera rapide et aisée.

1. Vérifiez les branchements des écouteurs-micro, ou du casque.

  • Votre casque ou écouteurs ne doivent pas être branchés sur la prise micro : c’est la prise jack rose sur les PC fixe. Sur les PC portables, il n’y a souvent pas de couleur distinctive, seul le logo “micro” apparait.
  • Assurer-vous que votre casque ou écouteurs-micro sont bien branchés sur la prise casque.

Le pilote vous proposera au branchement l’option Casque, ou “casque avec micro”. Vous choisirez bien sur deuxième option si vous avez des écouteurs-micro ou un micro-casque.

2. Vérifiez le Bouton ON/OFF : Cherchez si votre casque, ou vos écouteurs possèdent un bouton Marche/Arrêt (On/Off) Teams meetingTeams meeting , et vérifiez qu’il n’est pas sur Arrêt (Off).

3. Vérifiez que le son de votre PC est bien activé.

  • Cliquez sur l’icône « son » Teams meeting à côté de l’horloge en bas à droite de votre bureau et déplacez le curseur de volume vers la droite.
  • Si vous avez un PC portable, cette option peut aussi s’activer avec la combinaison de touches Fn + F5 (ou F10 selon votre clavier : cherchez la touche avec le pictogramme +Teams meeting.

4. Assurez-vous que l’interface de la visioconférence est bien réglée sur vos écouteurs ou micros-casques.

  • Cliquez sur le menu « autres actions » Teams meeting au centre de la base de menu.
  • Cliquez sur la première option « Affichez les paramètres des périphériques ». Un volet s’ouvre alors avec la possibilité de choisir les bons micros et haut-parleurs dans les deux premières listes déroulantes.

5. Vérifiez les pilotes de la carte son et de votre casque.
Si rien de ce qui précède ne fonctionne, vous pourriez avoir un problème de pilote de votre carte son, ou de votre périphérique. Vérifiez les deux.

  • Allez dans le gestionnaire des périphériques et vérifiez que votre carte son et le casque sont correctement reconnus et bien installés.
  • La carte son et le casque apparaissent dans l’onglet « Contrôleurs audio, vidéo et jeu ». S’il y a un point d’interrogation/d’exclamation jaune ou un triangle jaune devant, c’est qu’il y a un problème de pilote. Il vous faut trouver le bon pilote, et le mettre à jour.
  • Double-cliquez sur le périphérique pour ouvrir ses propriétés, et allez dans l’onglet « pilote » de la fenêtre
  • Cliquer sur le bouton « mettre à jour le pilote ».
  • Si Windows ne parvient à identifier le pilote, il reste 3 pistes à explorer :


1/ Le site du constructeur du périphérique en question : la plupart ont une rubrique de téléchargement dédiée aux drivers. Ceux-ci sont sûrs et testés : Coordonnées de constructeurs et éditeurs.

2/ Le site TousLesDrivers qui recense énormément de drivers. Ce site a également mis en place un outil de recherche des drivers matériels [venant du site Ma-Config] qui fonctionne sous Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera et Safari :

  • Détectez votre matériel sur TousLesDrivers.com.
  • Cliquez sur “Lancer la détection” et acceptez l’installation du plug-in Ma-Config.

3/ Le moteur de recherche Google. Une requête efficace peut suffire : driver « Référence matériel » « constructeur » « Système d’exploitation ».

7/ Résoudre un problème de webcam.

Voici 3 contrôles à effectuer en cas de non-affichage de votre Webcam.

1. Activez la webcam dans l’interface de visioconférence.
Vérifiez que vous avez bien active le micro dans l’interface de la visioconférence.

2. Assurez-vous que la webcam est active dans l’interface de visioconférence.

  • Cliquez sur le menu « autres actions » Teams meeting au centre de la base de menu.
  • Cliquez sur la première option « Affichez les paramètres des périphériques ». Un volet s’ouvre alors avec la possibilité de sélectionner.

3. Vérifiez que le pilote de la webcam fonctionne.
Si rien de ce qui précède ne fonctionne, vous pourriez avoir un problème de pilote de votre webcam. Vérifiez-le.

  • Allez dans le gestionnaire des périphériques et vérifiez que votre webcam est correctement reconnue et bien installée.
  • La webcam apparait dans l’onglet « Contrôleurs audio, vidéo et jeu ». S’il y a un point d’interrogation/d’exclamation jaune ou un triangle jaune devant, c’est qu’il y a un problème de pilote. Il vous faut trouver le bon pilote, et le mettre à jour.

Puis effectuez les mêmes étapes de la partie 6/ Résoudre un problème de son inaudible à partir de "Double-cliquez sur le périphérique".

8/ Conseil sur le matériel audio à acheter pour des visioconférences confortables

La qualité de la visioconférence, pour vous comme pour les autres participants, dépend du matériel audio dont vous serez équipés. Votre matériel impacte tous les autres participants. N’attendez pas la veille pour vous apercevoir que vous n’avez pas l'équipement adapté.

  • L’erreur à ne pas faire : participer sans casque et sans micro. Pourquoi ?

Le micro de votre PC va enregistrer tout :
=> Votre voix
=> tous les bruits de votre environnement : à l’intérieur, les bruits de pas à proximité, etc…, mais aussi les bruits à l’extérieur de la pièce : enfants, perceuses, etc.
=> Tous vos propres bruits : papier, frappe sur le clavier, chaise, vêtement lors de vos mouvements, etc…
=> Ce sera un cauchemar pour tous les autres sauf pour vous, qui ne percevez pas ces bruits d’une manière aussi articficelle puisqu’ils sont dans votre envrionnement.
Il vous faut un combine d’écouteurs et de micro mono directionnel.
Bonne nouvelle, ca commence vers 7 ou 8 € !

  • La solution minimum : Des écouteurs-micro, à moins de 10€ : ici >> sur Amazon
  • Des écouteurs-micro haut de gamme coutent entre 15 et 20 € :
    Un modèle de gamer avec microphone détachable antibruit, ici >> sur Amazon
  • Mais le mieux, c’est un micro-casque combine sans fil antibruit.
    Notre préféré est ce modèle à 90€HT, ici sur Amazon >>

=> Des transducteurs à réglage laser réduisent les distorsions et vous permettent de profiter d’appels clairs et d’un son de qualité=> Le Micro Antiparaiste permet des appels d’une pureté cristalline=> 2,4 GHz sans Fil : Vous n’êtes plus enchaîné à votre bureau. En visioconférence, il est utile et recommandé de se lever régulièrement, aller boire un verre, ou vous échapper quelques minutes pour votre confort : vous restez connectés par la voix.

ÉTAPE 2

Pendant la réunion

Appliquez les règles de bonnes conduites

• Restez 100 % concentré dans la visioconférence. C’est plus difficile que dans une réunion physique, les sollicitations pour consulter les emails, sortir, revenir sont plus fortes. Et les conséquences sont pires : c’est encore plus difficile de raccrocher la réunion après.
• Ne parlez pas quand quelqu’un d’autre parle. La superposition des voix qui est juste désagréable dans les réunions physiques, et TOTALEMENT INSUPPORTABLE en visioconférence.
• Donnez votre prénom avant de commencer votre phrase.
• Évitez les bruits parasites : bavardage avec le voisin, bruits de crayons sur les tables, feuilletage de dossiers, bruit de chaises, téléphone portable, clics de souris, bip...
• Parlez plus lentement pour tenir compte d’éventuels décalages pouvant intervenir entre la vidéo et l’audio (quelques secondes maximum).
• Articulez et parlez fort (selon sa distance au micro).
• Évitez de gesticulez afin de réduire le travail des codecs et de rendre la vidéo plus fluide.
• Évitez de toucher le micro (chaque contact ou déplacement est source de bruit sonore). Inutile de le porter à proximité de son visage.
• Désactivez le micro après chaque intervention orale.

Familiarisez-vous avec l'interface

Ci-dessous la barre de commande Teams, à titre d'exemple :

Le bouton de partage

  • Partagez votre écran : votre écran est comme filmé, toutes vos actions sont visibles, mais la qualité n’est pas excellente par c’est un flux vidéo.
  • Partagez toute fenêtre ouverte sur votre ordinateur. C'est la raison pour laquelle il est important de fermer, avant la visioconférence, toutes les fenêtres et applications qui ne sont pas strictement nécessaires à la visioconférence. Faute de quoi, le menu de choix des fenêtres à partager sera un vrai fouillis.

L'affichage des participants

L’affichage des participants vous permet d’avoir accès à leur liste. Le survol de la photo de chacun ouvre un sous-menu.

Ce sous-menu vous permet de communiquer de manière privée avec ce participant :

• Chat privé
• Envoyer un email
• Appeler par téléphone

Les autres actions sont les suivantes

Affichez les paramètres du périphérique : pour résoudre un problème de son ou de Webcam.
Passez en mode plein écran